如何高效分配工作

今天看了一篇微博,话题是关于“大明朝到底是亡与谁”。当然文章并非深究历史知识,主要的讨论点在于领导的责任究竟是什么?崇祯朱由检的那句“朕非亡国之君,诸臣皆亡国之臣”流传至今。大家都说崇祯是个勤劳的皇帝,很多人为最后的结果感到非常遗憾。也有人评论崇祯虽然勤政爱民,遇事亲历亲为,但是用人不当,最终导致非常悲惨的结局。实际上,这样的事情在历史上出现过不止一次。比如著名的“鞠躬尽瘁,死而后已”,当然会不会用人是能力,有没有人用是现实。最为一个领导,无论大小,如何高效地分配工作,是一个非常有挑战地工作。

高效任务管理一:干什么?
首先管理者手头的工作一个人肯定是干不完的,既然要把工作细分并分配给下属,就必须要问自己第一个问题:“什么事?” 首先我们可以把手头的事情都列出一张表,分析并确定要分配的工作。我们可以结合每件事情的目标、紧急程度、以及下属的数量、意愿和能力安排不同的工作。在安排工作的同时,也要提供指导性意见帮助下属更加有效地工作。

理论上任何一件下属能够处理的工作都是可以进行分配的。当然也不是所有的事情都是适合分配的。例如非常棘手,非常复杂的工作。由管理者自己完成都需要花很多时间和精力,或者担负的责任非常重大,又或者非常紧急。像这样的烫手山芋肯定是不适合分配给下属的。另外一种情况比如保密性比较高的任务,比如对接一个非常重要的大客户等等,这种也是不适合由下属直接负责的。

高效任务管理二:让谁干?
在理清楚了当前的事项清单以后,我们需要仔细地分析每个任务的目标,难度,完成时间等。然后需要了解当前下属的情况,为每个任务安排合适的人去完成。在人员选择的过程中,我们可以综合考虑下属的兴趣,能力,发展,和当前工作量等。在开口前,一定要注意对任务和人员进行评估,多角度、全方位的衡量。否则,在把不适合的工作安排给不适合的人,最后一定不会得到好的结果的。

高效任务管理三:怎么干?
任务分配并不是甩手掌柜,分配任务前需要对任务有明确的分析。了解任务的目的、任务的难度、和必要的方案;并且要挑选合适的人选,了解对象的爱好、能力、和当前工作量等。在安排任务的过程中,需要和人员明确制定计划;安排任务后,需要密切地关注任务完成进度。如何相关人员在实施地过程中碰到问题,也需要及时地提供帮助。需要注意凡事对事不对人,最终目标是完成任务。为了保证人员明确任务细节,在分配任务时需要明确以下几点:

  • 明确工作目标
  • 明确完成的期限
  • 明确完成工作目标所要达成的标准
  • 明确相关人员的职责范围
  • 明确可提供的资源

高效任务管理四:如何了?
分配了任务,需要时刻了解任务的进度。任务有长有短,有些可能只需要几个小时,有些可能需要几个礼拜。监控任务进度对于短期任务的必要性可能不大,但是对于长期任务就非常必要。因此比较好的实际方案是每天由人员汇报任务进度。做到当天碰到问题当天发现,问题能够在24小时内被明确或者解决。

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